El valor añadido de un buen gestor documental

Imagen post mynet2.junio

Hoy en día, es un hecho que las empresas son conscientes de la importancia del almacenamiento digital de documentos.  Es esencial conservar la documentación de la organización, cada vez hay más papeles en la mesa, archivadores llenos, cuesta trabajo localizar un documento cuando hace falta, etc. Por esto, aparecen los gestores documentales, cuya finalidad principal es ofrecer la seguridad de almacenar los documentos de tal modo que estén disponibles siempre que se desee. 

Sin embargo, el valor de una buena herramienta de gestión documental no radica en el mero hecho de almacenar cualquier tipo de documentación simplemente para reducir el uso del papel. Se ha parado a pensar qué beneficios podría obtener su organización si contase con una herramienta que aparte de ser capaz de almacenar toda la documentación del día a día de su empresa, le diese la opción de contar con un: 

 Portal de comunicación Empresarial 

  • Mantenerse informado en todo momento de las últimas noticias de su empresa mediante un sistema de anuncios globales, por departamento, proyecto etc. 
  • Accedera los calendarios de empresa permitiéndole visualizar las vacaciones y ausencias de todos los trabajadores de su compañía. 
  • Blogs corporativos, manuales deproceso, instrucciones de trabajo, pack de bienvenida… 
  • Accedera la información corporativa de su organización (cargos, teléfonos, emails…) 

Gestor Documental

  • Almacenar y organizar todo tipo de documentos, y acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Controlar los cambios realizados en el contenido o en las propiedades de cada documento.
  • Seguridad: Control de permisos sobre cada librería o elemento de una librería
  • Clasificación por documentosde Cliente, Proveedor, Producto, Proyecto, Expediente….
  • Búsqueda por contenido.

Procedimientos Administrativos.

  • Solicitud de Vacaciones y Ausencias laborales.
  • Notas de Gastos.
  • Reserva de Recursos y Salas.
  • Tramitación de Averías.
  • Publicador de documentos para terceros.
  • Diario de trabajo (registro de tiempos/persona/motivos).

Recursos humanos y portal del empleado.

  • Disponer de fichas con la información detallada de cada trabajador.
  • Planificar acciones formativas.
  • Registrar ofertas de contratación.
  • Registrar candidatos a ofertas.
  • Generar y guardar documentos firmados digitalmente y clasificarlos por ficha.
  • Portal del Empleado, para que los empleados tengan acceso a su información.

En Active, hemos desarrollado myNet, nuestro software de gestión documental que le ofrece todas las características descritas en este artículo, además de la integración con Outlook. Al estar basado en la plataforma Microsoft SharePoint, puede almacenar y buscar cualquier tipo de documento con agilidad, fácilmente, y con una rápida implantación.

Si desea conocer más acerca de myNet, no dude en ponerse en contacto con nosotros. http://grupoactive.es/es/productos-dynamics/sharepoint-gestion-documental/mynet-portal-colaboracion-empresarial

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s